Sistem finansijskog upravljanja i kontrole

Sistem finansijskog upravljanja i kontrole (FUK) je zakonska obaveza svih korisnika javnih sredstava u Srbiji, od ministarstava i lokalnih samouprava do škola, domova zdravlja i javnih preduzeća. Reč je o skupu politika, procedura i kontrolnih aktivnosti koji rukovodiocu daje razumno uveravanje da se javna sredstva koriste zakonito, ekonomično i efikasno. NOTA GROUP iz Beograda pomaže organizacijama da FUK ne bude fascikla koja se otvara jednom godišnje, već sistem koji stvarno radi: dizajniramo ga po meri vaše organizacije, uvodimo ga zajedno sa vašim ljudima i podržavamo vas u godišnjem izveštavanju.

Šta FUK obuhvata i ko je obveznik

Obaveza uspostavljanja sistema finansijskog upravljanja i kontrole propisana je Zakonom o budžetskom sistemu, a bliže uređena pravilnikom i metodologijom Centralne jedinice za harmonizaciju Ministarstva finansija. Sistem se oslanja na pet elemenata: kontrolno okruženje, upravljanje rizicima, kontrolne aktivnosti, informisanje i komunikaciju i praćenje. Obveznici su direktni i indirektni korisnici budžetskih sredstava, organizacije za obavezno socijalno osiguranje, javna preduzeća i drugi korisnici javnih sredstava.

U praksi to znači da organizacija treba da ima popisane i dokumentovane poslovne procese, mapu procesa, registar rizika, pisane procedure za ključne aktivnosti poput planiranja, nabavki, isplata i upravljanja imovinom, imenovanog rukovodioca zaduženog za FUK i mehanizam za prijavu i postupanje po nepravilnostima. Sve to prati godišnji izveštaj o sistemu FUK koji se dostavlja Centralnoj jedinici za harmonizaciju.

Kako izgleda implementacija korak po korak

Počinjemo snimkom stanja. Pregledamo postojeću dokumentaciju, organizacionu strukturu, akte i način na koji se poslovi zaista obavljaju, a zatim utvrđujemo šta nedostaje u odnosu na zahteve metodologije.

Sledi popis i opis poslovnih procesa. Sa rukovodiocima organizacionih jedinica prolazimo kroz svaki proces, definišemo vlasnike, ulaze, izlaze i kontrolne tačke, i sastavljamo mapu procesa i procedure koje odražavaju stvarni rad, a ne teorijski model.

Zatim radimo procenu rizika: identifikujemo rizike po procesima, ocenjujemo verovatnoću i uticaj, definišemo kontrole i unosimo ih u registar rizika. Na osnovu toga izrađujemo strategiju upravljanja rizicima i akcioni plan sa rokovima i odgovornim licima.

Paralelno uspostavljamo sistem za upravljanje nepravilnostima: kanal za prijavu, evidenciju, postupak provere i eskalacije i način izveštavanja rukovodstva. Na kraju sprovodimo obuke za zaposlene i rukovodioce, jer sistem živi samo ako ga ljudi razumeju i primenjuju.

Šta dobijate i koje obaveze pokrivamo

Dobijate kompletnu FUK dokumentaciju: odluku o uspostavljanju sistema i imenovanju rukovodioca, mapu i opise procesa, pisane procedure, registar rizika sa strategijom upravljanja rizicima, procedure za nepravilnosti i plan obuka. Pružamo podršku pri popunjavanju godišnjeg upitnika samoprocene i izradi godišnjeg izveštaja o sistemu FUK, koji se Centralnoj jedinici za harmonizaciju dostavlja do 31. marta tekuće godine za prethodnu godinu. Pregled obaveza i rokova detaljno smo opisali u vodiču kroz FUK.

Za organizacije koje već imaju sistem nudimo reviziju i ažuriranje dokumentacije, jer se procesi, propisi i rizici menjaju, a zastarela dokumentacija je najčešća primedba interne revizije i Državne revizorske institucije.

Zašto NOTA GROUP

Dolazimo iz računovodstva i poreza, pa FUK ne posmatramo kao administrativnu vežbu već kao sistem koji štiti finansije organizacije. Radimo sa vašim ljudima, ne umesto njih: dokumentacija koju ostavljamo je razumljiva i upotrebljiva. Komuniciramo na srpskom, engleskom i ruskom, razmenjujemo dokumente digitalno i dostupni smo za pitanja tokom cele godine, ne samo u martu. Za povezane teme iz oblasti računovodstva i poreza tu su naše računovodstvene usluge i poresko savetovanje.

Česta pitanja

Koliko traje uvođenje sistema FUK?

Zavisi od veličine organizacije i broja procesa. Kod manjih ustanova osnovni sistem se uspostavlja za nekoliko meseci, dok složenije organizacije sa više organizacionih jedinica zahtevaju duži rad i fazni pristup.

Da li je FUK obavezan i za male ustanove poput škola i vrtića?

Da, obaveza važi za sve korisnike javnih sredstava bez obzira na veličinu. Razlika je u obimu dokumentacije, koji se prilagođava složenosti organizacije.

Imamo dokumentaciju od ranije, da li je moramo raditi ispočetka?

Ne. Pregledamo postojeću dokumentaciju, zadržavamo ono što je kvalitetno i ažuriramo ono što ne odgovara stvarnim procesima ili aktuelnoj metodologiji.

Šta se dešava ako organizacija nema uspostavljen FUK?

Rukovodilac odgovara za uspostavljanje sistema, a nedostatak FUK-a je redovan nalaz u revizorskim izveštajima. Najbolje je da se krene odmah. Javite nam se i dogovorićemo snimak stanja.